エンゲージメントサーベイは従業員の意識を把握するのに有効な手段ですが、世間では効果が薄いという意見もあります。
しかし、十分な成果が得られなくなる原因を知れば、調査を無駄にすることはありません。
そこで今回は、エンゲージメントサーベイの基本的な概要から効果が落ちる要因、実施工程を解説します。ぜひご活用ください。
エンゲージメントサーベイについて
エンゲージメントサーベイとは、企業で働く人の意欲や姿勢を調査することを指します。業績や成果につながる要素が調査対象となります。
得られたデータは、業務改善や業績アップへと有効に活用されるのが理想的です。
基本的な概要
エンゲージメントサーベイは、従業員が企業の理念や価値観に納得して主体的な行動をとっているのかを調査します。企業の現状や仕組みの課題点を発見し、解決する順番を決め、効率的に改善していくのが実施目的です。
そのため、調査内容は勤めている企業が好き・楽しいといった主観的な内容だけではありません。
具体的には、上司やチームメンバーとの関係、成長していると自覚できているか、企業から提示された評価や報酬に納得しているかなどが調査対象です。
不必要な精神的プレッシャーがないか、チームの活動意義なども項目に含まれます。
得られたデータを分析して、取り掛かるべき問題を発見するのがエンゲージメントサーベイです。
満足度との大きな違い
エンゲージメントサーベイは、従業員の満足度調査と異なる性質を持ちます。満足度調査は、従業員が受け取る報酬や企業からの評価、働く環境への主観的な意見や点数をアンケートなどで収集します。
得られたデータは、従業員の快適度向上に用いられるため、必ず業績改善につながるとは限りません。
一方、エンゲージメントサーベイは、企業に対する考えや志（こころざし）、自分が受け持つ業務に対するプロフェッショナルな意識、実際の貢献度を数値として客観的に判断します。
まとめると、従業員の主観的な考えが基準で、快適に仕事をしてもらうために用いられるのが満足度調査です。
成果を出すためにどのような行動や考えを持っているのか調べるのがエンゲージメントサーベイといえるでしょう。
活用されている理由
エンゲージメントサーベイが企業で活用されている理由は、従業員の積極性に焦点を絞って調査していることです。注視されるようになったきっかけは、従業員が転職しやすい雇用環境になったことが考えられます。やりがいを感じないと優秀な人材が転職してしまう可能性があるためです。
日本の企業は、業務に対して意欲的な姿勢で取り組む人の割合が他国に比べて低いとされています。安定して業績をアップさせるには、従業員の主体性を引き出す工夫が必要といえるでしょう。
エンゲージメントサーベイは、企業の成長を実現するために、経営や組織運営が順調なのか、問題を抱えており早急に改善が必要なのか判断する1つの指標として活用されているのです。
また、データであれば経営者・人事部・従業員という別の立場であっても共通の解釈ができるため、方針が打ち立てやすくなります。
データをもとに適切な施策ができれば、企業と従業員の信頼関係も改善・向上するでしょう。
得られる6つの成果
エンゲージメントサーベイを実施すると、問題を特定して客観的に判断できます。実際に働いている人たちの声を調査するため、信憑性の高いデータを取得可能です。
企業が的確な施策を実施すれば、従業員との信頼関係が強化され、意欲の向上につながります。やりがいを感じれば優秀な人は留まりやすくなるはずです。
また、調査によって得られた具体的なデータは求職者へのアプローチに活用できます。
さらに、働いている人のやる気を引き出す環境づくりにも有効です。問題を抱え込みやすい人の人間関係を改善できれば、業績のさらなるアップが見込めます。
状態の正確な把握
エンゲージメントサーベイを実施すると、企業の状態を的確に把握できます。企業の状態は従業員からも大きな影響を受けます。
そのため、従業員が十分に成果を上げている、または上げやすい環境なのかを問うことは、企業全体の課題を認識する重要な調査です。
部署ごとにまとめたデータがあれば、努力に見合う手ごたえを感じているのか、取り巻く環境に問題がないか、業務の分担は適正に行われているか、などを評価できます。
経験や直感といった属人性の高いものではなく、仕組みで対応できることも重要です。
担当者が一定の基準で物事を判断でき、安定した業績アップを見込めるでしょう。
意欲を向上させられる
エンゲージメントサーベイは、働いている人のやる気を向上させる仕組みの1つといえます。企業が従業員の環境や成長に関心を示していることがわかるため、当事者意識が生まれるのです。
また、素直に問題点や課題点を伝える環境を整えれば、改善点を探し出すための時間や費用のカットを期待できます。
コミュニケーションが増えれば企業と従業員はより強い信頼関係を結べるはずです。
エンゲージメントサーベイは、業績を上げる・成長するという共通の目標に向かって進むためのシステムとして有効といえるでしょう。
退職者を減らせる
エンゲージメントサーベイを実施すれば、企業から去っていく人たちを減らすことが期待できます。表面化していない問題を発見しやすくなるためです。離職を考えている人たちと意見交換できる環境を設けることで、不満要素を解消したり、問題解決に協力したりできます。
また、不満を抱えている人は企業が親身になって意見を聞いてくれると、大切に扱われていると考えて離職を考え直す場合もあります。
中には、上司に自分の意見を聞いてほしい人もいるでしょう。
離職という大きな決断を下す前に、納得いかない、改善したほうがいいという意見を伝えやすい組織は、優秀な人材の流出を防ぎ成長できます。
求職者にアプローチしやすい
エンゲージメントサーベイは、求職者に効果的なアプローチをする戦略の構築に有効な手段といえます。成果や利益を上げられる情報を集めるため、企業の特徴や強みが明確になるのです。
積極的に成長できる・成果を追求できる環境は、就職を考えている人たちに大きな魅力として伝わるでしょう。
客観的に判断できるデータとしてまとめられれば、説得力が増します。
また、既存の従業員が知り合いに勧めてくれる場合もあります。現場を知る人が相性をみて訴求してくれるため、適性の高い人が応募してくるのです。
さらに、近年では企業内の環境や、従業員に関する情報を求められる場合があります。
調査で得られたデータを活用すれば、成長性や企業の強みを具体的な数字で表せるため、高い信頼を得られるはずです。
チャレンジ精神が育つ
従業員が働きやすい環境を整えると、チャレンジ精神が育ちます。自分が感じていることや不満に思っていることを拾い上げてくれる企業では、安心感や信頼感、積極性が高まるのです。
成果や成長といった共通の目標に向かってチャレンジできると、助け合いの精神が生まれます。
協力できるチームは、効率的な業務や画期的なアイデアを作り出せるため、企業の成長に貢献できるのです。
さらに、自分が担当した商品に愛情を感じやすくなります。本当に良いものだと思えれば、クライアントに商品の特徴を正確に伝えたいと考えるはずです。
愛情が業務をする動機になるため、接客や営業、サービスの質が自然に向上します。
信頼関係の構築はチームの結束力を強めて成果を向上させるでしょう。
繊細な問題に対応できる
エンゲージメントサーベイは、職場の人間関係を改善できる方法といえます。相談しにくいことやハラスメントなどの問題を取り上げるからです。
迅速に原因を特定できれば、問題解決や改善といった状態に向かうこともあります。
また、状況をよく調べて裏付けを取る時間も確保されるため、繊細な問題も適切に対応できるのです。
とくに、周囲に情報が漏れない環境であったり、1対1で相談できたりすれば、デリケートな情報を提供しやすくなるでしょう。
会社の信頼を損なわないためにも、人間関係を相談しやすいシステムやアンケート項目の作成は重要といえます。
ただし、デリケートな問題は扱いに注意が必要です。
効果がないといわれる5つの理由
エンゲージメントサーベイは有用な効果が期待できる調査ですが、あまり意味がないといわれることもあります。従業員に実施する背景と目的を伝えきれていないと、本音を隠した形式上の答えになるためです。
さらに、企業内で共有されたくない、解決の難しい問題については、回答に抵抗を感じるでしょう。
調査の方法によってはデータの信憑性に疑問を抱く場合もあります。
また、調査によって得られたデータが十分に活用されているのかも重要です。調査するだけでは状況が改善しません。
十分な成果を得るには、このような問題があることを知っておくべきでしょう。
目的が共有されていない
調査の目的が共有されていない状態では、期待していた効果を得られない可能性があります。何に活用されるのかわからない場合、回答者は発案者の意図をくみ取れません。
情報の精度はもちろん、目的がわからないと集まったデータに一貫性がないため、議論や方針の決定が困難になります。
対策は、大まかな目的を発表しておくことです。
企業が抱える水面下の問題を洗い出す、現場の課題点を報告してもらう、人間関係についてヒアリングするといった内容を示すことで、主体的に取り組める環境を整えるといいでしょう。
回答シートに目的を書いておくことも重要です。
設問に取り掛かる負担が大きい
調査が不親切だと、集まる意見の質が大きく低下する危険があります。従業員が忙しいときにアンケートを取ったり、大量に回答する形式にしてしまうと、業務に支障が出て不便を感じるためです。
なるべく早く済ませようと、あいまいな回答で提出する人が増えるでしょう。参考資料としての価値が低下し、打ち立てる方針も的を外してしまうため、調査の信用がなくなります。
解決方法は、タイミングと設問数の調節です。従業員が忙しい時期を避けましょう。また、設問の数も従業員の反応を確認しながら決めていきます。
頻度にも注意が必要です。最大でも月1度にとどめておくと影響を抑えられます。
従業員の手間と負担を減らす工夫は、信頼の高い回答を得るのに必須と考えてください。
改善につながっている実感がない
企業の環境改善に結びついていないと判断されると、実施する意味が薄いといわれます。従業員が目的を把握してアンケートに協力しているのなら、企業に求めているのは、状況の改善や未発見の問題への対処です。
回答しても議論されていない、報告されていない、改善案が実行されないといったことが繰り返されると参加する意義を見出せず、次第に提供してくれる情報の質が下がる可能性があります。
得られたデータは調査結果としてまとめ、回答者にわかる形でフィードバックしましょう。
また、調査結果は改善するための資料として活用してください。具体的な計画に落とし込むことが大切です。
改善に活用されているとわかれば積極的に参加してくれます。
匿名性がないと思われる
個人を特定できない仕組みであると知らせないと、ほとんどの人はあいまいな答えになってしまうでしょう。チームメンバーに共有される可能性があると、和を乱すことを避けるために問題ないと回答してしまいます。
たとえば、上司に不満を知られる危険があると、調査以降の職場で仕事がやりにくくなるため、回答を控えます。低評価を受ける危険性から報告しない人もいるのです。
そのため、従業員から得られたデータがどのように管理されるのか、詳細まで知らせる必要があります。
調査にかかわる人以外に情報が漏れないことを理解してもらうことが重要です。
担当する人の負担が大きくなる
調査する人たちの負担を考える必要があります。人事部に情報処理業務が集中すると、それ以降に行う議論や方針の確定、具体的な対策の検討に充てる時間がなくなります。
決められた時期にアンケートを出して処理することが目的になり改善につながらないのです。
運用体制を変えないと、簡単なフィードバックも行われないため、回答した従業員の不満は高まるでしょう。
オンラインで回答できるツールを導入しても、情報を処理するのは人事部の担当者です。
データを解読して関係している部署に説明する業務の多さは変わりません。
むしろ、効率的に情報を集めるツールにより、作業量が増えている可能性があります。
作業の負担を軽減する方法を考えましょう。必要に応じて外部の専門組織に依頼することも重要です。
十分な効果を得るための6つの工程
エンゲージメントサーベイで十分な効果を得るには、各工程で重要なことを明確にする必要があります。調査には複数の部署や組織がかかわります。承認プロセスや情報公開のタイミングに注意してください。
複数の組織と連携して進めるのがポイントです。
目的を決めて上層部に報告する
最初に、調査のゴールを設定します。企業が直面している問題点をリストアップして、仮説を打ち立てるのです。仮説から調査目的を作ります。
その後、調査目的を仮説と一緒に上層部へ伝えて会議をしてもらいます。実行することが決まったら、調査方法の決定に移りましょう。
質問内容と調査方法を決定する
目的が決まって実行の許可が下りたら、質問を作成し調査方法を選択します。調査対象を決めて、目的に関係する質問を考えましょう。従業員の積極性を評価しやすい質問を心がけます。
また、従業員が担当している作業に支障をきたさず回答できる設問数にしてください。
同時に、使用するツールも確定しましょう。
企業内でツールを準備するほか、オンラインサービスを活用するといった方法があります。専門のツールを利用すれば、ノウハウが蓄積していなくても効果を期待できるアンケートが作れるはずです。
スケジュールを考える
調査を実施するスケジュールを決めましょう。対象となった従業員が時間を確保できる時期がベストです。実施頻度を抑えると不満を減らせます。
質問の内容や使用されるツールを含めて、適切と考えられるタイミングを確定させましょう。
従業員に告知する
方針とツールが決まったら、従業員に告知しましょう。目的や実施する意味、スケジュール、質問内容、企業の環境改善に利用されることを説明します。
答えた内容が何に活かされるのかイメージできれば、意欲が高まり効果的な情報収集が可能になるでしょう。
情報の秘匿性が高いことも説明してください。アンケートによっては匿名で参加できること、悩みや不満といった情報は厳重に扱うこと、従業員個人の評価に影響しないことを知らせると、安心して取り組んでもらえます。
従業員の不満や意見を拾い上げる機会であると認識してもらいましょう。
課題点を洗い出す
アンケートの回答を集めて、具体的な解決策に活かします。得られたデータはさまざまな視点から分析するのが重要です。
時系列を整理して比較すれば、問題の変化や前回の施策の効果を確認できます。
データを部署や回答者の役職などで区切って考えることも有効です。条件を絞ってデータを比較することで共通点がみえてくる場合があります。
また、別の基準と関連付けて分析することもテクニックの1つです。従業員の思考傾向と業績に関連性があれば、何から改善すべきか優先度がわかります。
報告と調査を継続する
得られたデータの集計が済み、具体的な施策をまとめたら従業員へ知らせます。集計結果はもちろん、優先順位が付いた具体的な施策を伝えましょう。アンケートが有効活用されていると認識してもらえるだけでなく、解決に向けて行動していることがわかります。
また、実際のデータに基づいて行動しているため、打ち出した施策で望んでいた結果を得られなくても、次の施策に活かせます。
定期的にエンゲージメントサーベイをすることで貴重なデータを収集し、改善と実行を繰り返せば企業にとって大きな利益になるでしょう。
まとめ
エンゲージメントサーベイは、従業員の関心・主体性を把握するのに使われる調査です。適切な手段と守るべきポイントを徹底すれば、有効な手段となります。
今回の記事を参考に、企業内の意識改善に取り組んでみてください。
